Bazyliszek

Ogólne Warunki Umowne dla Wystawców
na Festiwalu Bazyliszek (OWU)

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsze Ogólne Warunki Umowne dla Wystawców na Festiwalu Bazyliszek (zwane dalej “OWU”) określają zasady uczestnictwa Wystawców w wydarzeniu Festiwal Bazyliszek w 2026 r. (zwanym dalej: „Wydarzeniem”), organizowanym przez Stowarzyszenie Avangarda  z siedzibą przy ul. Targowej 66/22, 03-734 Warszawa, KRS 0000272294, REGON 140858970, NIP 113-26-66-535 (zwanym dalej: „Organizatorem”). 
  2. Organizator oświadcza, że działa na podstawie ustawy z 07.04.1989 r. Prawo o stowarzyszeniach, nie prowadzi działalności gospodarczej i przy zawieraniu Umów o Współpracy korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z art. 43 ust. 1 pkt 33 lit. a ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (działalność kulturalna).
  3. Przez Wystawcę rozumie się dowolny podmiot, który w celach zarobkowych lub nie oferuje sprzedaż produktów lub usług bądź promuje dowolną rzecz i zgłosił zainteresowanie wystawieniem stoiska na Wydarzeniu oraz zawarł albo jest w trakcie zawierania z Organizatorem Umowy o Współpracy, która w sposób szczegółowy określa zasady uczestnictwa wystawców w Wydarzeniu.
  4. Niniejsze OWU są integralną częścią Umowy o Współpracy i dokonując Zgłoszenia, o którym mowa dalej, Wystawca równocześnie oświadcza, że zapoznał się i akceptuje OWU.
  5. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu Festiwalu Bazyliszek, dostępnego na stronie https://bazyliszek.ava.waw.pl/regulamin-konwentu/ oraz Standardów Ochrony Małoletnich Organizatora dostępnych na stronie https://klub.ava.waw.pl/.

§2. Zgłoszenia i płatności

  1. W przypadku chęci zawarcia Umowy o Współpracy wystawca powinien wypełnić wskazany formularz dostępny pod adresem bazyliszek.ava.waw.pl/zgloswystawce  (Zgłoszenie).
  2. Zgłoszenia Wystawców przyjmowane są do dnia 7 czerwca 2026 roku (z zastrzeżeniem Listy Rezerwowej). Kolejność Zgłoszeń jest istotnym lecz nie jedynym elementem decydującym o chęci zawarcia przez Organizatora Umowy o Współpracy.
  3. Organizator zobowiązuje się odpowiedzieć mailowo na Zgłoszenia, nie później niż w ciągu 14 dni od Zgłoszenia. W ramach odpowiedzi Organizator może potwierdzić chęć zawarcia Umowy o Współpracy, odmówić zawarcia Umowy o Współpracy albo wpisać Wystawcę na Listę Rezerwową.
  4. Potwierdzenie przez Organizatora chęci zawarcia Umowy o Współpracy jest równoznaczne z jej zawarciem. W takim wypadku Organizator do 14 czerwca 2026 r. prześle Wystawcy fakturę. Wystawca zobowiązany jest do dokonania płatności wynagrodzenia wskazanego na fakturze w nieprzekraczalnym terminie do 22 czerwca 2026 roku. Brak terminowej płatności będzie równoznaczny z możliwością dochodzenia przez Organizatora pełnej kwoty wynagrodzenia wraz z maksymalnymi odsetkami za opóźnienie (z zastrzeżeniem warunków rezygnacji, o których mowa dalej).
  5. Organizator może odmówić zawarcia Umowy o Współpracy bez podania przyczyny.

§3. Lista rezerwowa

  1. Lista Rezerwowa to lista Wystawców, z którymi Organizator będzie chętny zawrzeć Umowę o Współpracy w przypadku, kiedy z dowolnych przyczyn zwolnią się miejsca wystawiennicze po upływie terminu przyjmowania Zgłoszeń. 
  2. Wpisy na Listę Rezerwową są dokonywane przez Organizatora do dnia rozpoczęcia Wydarzenia. 
  3. Po 7 czerwca 2026 r. Wystawca może zgłosić chęć wpisania go na Listę Rezerwową wypełniając formularz dostępny pod adresem bazyliszek.ava.waw.pl/zgloswystawce. O wpisie na Listę Rezerwową Wystawca jest powiadamiany w formie wiadomości e-mail. 
  4. Organizator zastrzega sobie prawo pozostawienia zgłoszeń o wpis na Listę Rezerwową bez odpowiedzi, co jest równoznaczne z odmową wpisu na Listę Rezerwową. 
  5. Wystawcy przysługuje prawo sprzeciwu wobec wpisania go na Listę Rezerwową. 
  6. Organizator zastrzega sobie dowolność w zakresie wyboru Wystawców z Listy Rezerwowej celem zawarcia z nimi Umów o Współpracy. 
  7. W przypadku wpisania Wystawcy na Listę Rezerwową strony nie zawierają Umowy o Współpracy do czasu powiadomienia przez Organizatora o chęci jej zawarcia i niezwłocznym (nie później niż w ciągu 36h) potwierdzeniu tej chęci przez Wystawcę. Brak potwierdzenia przez Wystawcę chęci zawarcia Umowy o Współpracy  w wyznaczonym terminie jest równoznaczny z odmową zawarcia Umowy o Współpracy. Po potwierdzeniu chęci zawarcia Umowy o Współpracy Wystawca otrzyma fakturę i zobowiązany jest do dokonania płatności wynagrodzenia wskazanego w na tej fakturze w terminie na niej wskazanym (wynoszącym minimum 7 dni). Brak terminowej płatności będzie równoznaczny z możliwością dochodzenia przez Organizatora pełnej kwoty wynagrodzenia wraz z maksymalnymi odsetkami za opóźnienie.

§4. Rezygnacja z udziału

  1. Rezygnacja z udziału w Wydarzeniu musi być przesłana wyłącznie drogą mailową na adres: wystawcy.bazyliszek@ava.waw.pl.
  2. Rezygnacja zgłoszona do dnia 21 czerwca 2026 roku nie wiąże się z żadnymi kosztami. Organizator zobowiązuje się w takim wypadku do wystawienia korekty faktury.
  3. Rezygnacja zgłoszona po dniu 21 czerwca 2026 roku, ale nie później niż do dnia 1 lipca 2026 roku, skutkuje potrąceniem 50% kwoty wynagrodzenia Organizatora jako kosztów organizacyjnych. Organizator zobowiązuje się w takim wypadku do wystawienia korekty faktury i zwrotu 50% uiszczonego wynagrodzenia w terminie 7 dni. Nie dotyczy to jednak sytuacji, kiedy Wystawca w tym terminie zrezygnował, jednak do czasu rezygnacji nie uiścił wynagrodzenia. W takim wypadku Organizator zachowuje prawo do dochodzenia całości należnego mu wynagrodzenia.
  4. Rezygnacja po dniu 1 lipca 2026 roku lub niepojawienie się Wystawcy na Wydarzeniu oznacza brak zwrotu uiszczonego wynagrodzenia bądź zachowanie przez Organizatora prawa do dochodzenia tego wynagrodzenia w pełnej wysokości.

§5. Prawa i obowiązki Wystawcy

  1. Organizator umożliwi Wystawcy wstęp na teren obiektu bądź obszaru, na terenie którego będzie odbywać się Wydarzenie na czas przed rozpoczęciem się Wydarzenia (otwarciem dla uczestników), który powinien umożliwić Wystawcy przygotowanie stoiska. O szczegółach Wystawcy otrzymają informację przed Wydarzeniem.
  2. Wystawca może prowadzić stoisko otwarte dla publiczności w godzinach otwarcia przestrzeni wystawienniczej (wyznaczonego miejsca, gdzie znajdują się stoiska), tj. 16:00-21:30 w piątek, 10:00–21:30 w sobotę oraz 10:00–17:00 w niedzielę. 
  3. Organizator dołoży wszelkich starań, aby umożliwić Wystawcy prowadzenie stoiska w sposób niezakłócony w godzinach otwarcia przestrzeni wystawienniczej, jednak nie ponosi odpowiedzialności w przypadku zdarzeń losowych związanych z obiektem, gdzie odbywać się będzie Wydarzenie, zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i innych zdarzeń o charakterze siły wyższej.
  4. Wystawca w trakcie Wydarzenia zobowiązuje się do oferowania wyłącznie towarów i usług, których obrót prawny jest dozwolony i które nie naruszają praw osób trzecich w zakresie własności intelektualnej.
  5. Zabronione jest oferowanie i promowanie produktów alkoholowych, tytoniowych, pirotechnicznych, napojów energetycznych oraz produktów wytworzonych przy wykorzystaniu generatywnej sztucznej inteligencji (AI). W przypadku powzięcia wiedzy o oferowaniu, promowaniu i sprzedawaniu na Wydarzeniu takich produktów Organizator zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy o Współpracy w trybie natychmiastowym i usunięcia Wystawcy z Wydarzenia bez prawa do zwrotu uiszczonego wynagrodzenia Organizatora lub z zachowaniem prawa do dochodzenia tego wynagrodzenia w pełnej wysokości. Ponadto w takim wypadku Organizatorowi przysługuje prawo do dochodzenia kary umownej w wysokości dziesięciokrotności wynagrodzenia. 
  6. Wystawca w ramach Wydarzenia zobowiązuje się nie dopuszczać do działań lub zaniedbań noszących znamiona dyskryminacji pośredniej lub bezpośredniej, w szczególności ze względu na takie cechy jak: płeć, rasa, pochodzenie etniczne lub narodowość.
  7. W przypadku naruszenia praw, o których mowa powyżej oraz naruszenia Regulaminu i Standardów, o których mowa w § 1 pkt 6 Wystawca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich. W przypadku powzięcia wiedzy, że Wystawca narusza te prawa, Organizator ma prawo usunięcia Wystawcy z Wydarzenia bez prawa do zwrotu uiszczonego wynagrodzenia Organizatora lub z zachowaniem prawa do dochodzenia tego wynagrodzenia w pełnej wysokości. Ponadto w przypadku gdyby naruszenie to spowodowało po stronie Organizatora jakiekolwiek szkody lub straty (także wizerunkowe) Organizatorowi przysługuje prawo do dochodzenia kary umownej do wysokości dziesięciu tysięcy złotych. Dochodzenie kary umownej nie wyłącza prawa Organizatora do dochodzenia odszkodowania w kwocie przekraczającej wysokość zastrzeżonej kary.
  8. Wystawca odpowiada za powierzone mu wyposażenie stoiska (w szczególności stoliki, krzesła i listwy zasilające). W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń Organizator ma prawo do dochodzenia od Wystawcy odszkodowania w wysokości odpowiadającej cenie zakupu nowego odpowiadającego wyposażenia albo kosztów poniesionych przez Organizatora w związku z tymi uszkodzeniami. 

§6. Postanowienia końcowe

  1. Dokładne umiejscowienie stoiska w przestrzeni wystawienniczej nie jest istotnym elementem Umowy o Współpracy. Wystawca przed jej zawarciem może jedynie określić preferowane przez siebie umiejscowienie. Do 14 czerwca 2026 r. Organizator przypisze każdego Wystawcę, z którym zawrze Umowę o Współpracę, do miejsca w przestrzeni wystawienniczej i powiadomi każdego Wystawcę o tym fakcie. Organizator zastrzega sobie prawo przypisywania Wystawców do miejsc według kolejności Zgłoszeń.
  2. Poza godzinami otwarcia przestrzeni wystawienniczej (o których mowa w § 5 pkt 2) Wystawca powinien w należyty sposób zabezpieczyć stoisko przed kradzieżą, w szczególności nie powinien na stoisku pozostawiać kasy fiskalnej, terminala płatniczego, gotówki, laptopów ani innych urządzeń elektronicznych. Organizator zobowiązuje się do nadzoru nad przestrzenią wystawienniczą poza godzinami otwarcia dla uczestników (z wyłączeniem niedzieli po godzinie 17:00, kiedy to Wystawcy powinni rozpocząć zamykanie stoisk), jednak nie ponosi odpowiedzialności za zaginione pieniądze bądź zaginione lub uszkodzone kasy fiskalne, terminale płatnicze, gotówkę, laptopy ani inne urządzenia elektroniczne. 
  3. Zamiar nadania przez Wystawcę przesyłek na Wydarzenie lub z Wydarzenia Wystawca powinien zgłosić Organizatorowi nie później niż na 7 dni przed Wydarzeniem. Nadanie przesyłki przez Wystawcę jest możliwe w przypadku wyraźnego potwierdzenia przez Organizatora. W innych przypadkach Organizator nie będzie przyjmował takich przesyłek na przechowanie i wyłączną odpowiedzialność za nią spoczywa na Wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.
  4. Wystawca ma prawo reklamować swoje stoisko w jego obrębie. Reklama taka nie powinna jednak wykorzystywać nagłośnienia bądź gwałtownych efektów świetlnych lub wizualnych. Wystawca może reklamować swoje stoisko poza jego obrębem na zasadach i warunkach uzgodnionych indywidualnie z Organizatorem.
  5. W przypadku rozbieżności między postanowieniami OWU a Umową o Współpracy pierwszeństwo mają postanowienia Umowy o Współpracy. W sprawach nieuregulowanych OWU lub Umową o Współpracy zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, w szczególności dotyczące umowy zlecenia.
  6. Wszelkie spory mogące powstać na gruncie OWU i Umów o Współpracy będą rozstrzygane przez sądy właściwe dla siedziby Organizatora.